Jak poprawić działanie firmy, którą się prowadzi, zalety obiegu dokumentów w formie elektronicznej.

Funkcjonowanie współczesnych firm w dużej mierze opiera się o rozwiązania informatyczne. Coraz powszechniejsze jest używanie w zwykłej pracy oprogramowania biurowego czy specjalnych programów do grafiki i projektowania.

księgowa rozlicza faktury

Autor: Justin Hall
Źródło: http://www.flickr.com

Bardzo duże znaczenie mają również programy wspomagające biznesowe procesy, nazywane też potocznie systemami ERP. Często są to ogromnie rozbudowane systemy, których wdrożenie trwa wiele miesięcy, lecz po zakończeniu tego wszystkiego praktycznie wszystkie informacje jakie będą się w firmie pojawiać są tam widoczne. Coraz częściej poza systemami do zarządzania zarówno małe jak i duże przedsiębiorstwa sięgają po kolejne rozwiązania mające usprawnić im codzienną pracę. Jednym z chętniej używanych narzędzi jest obieg dokumentów w formie elektronicznej, bardzo ułatwiający pracę wszystkich działów. Spora grupa przedsiębiorców ma obawy przed tym rozwiązaniem, bo wydaje im się że będzie ono drogie i wymagające skomplikowanych wdrożeń. Jak się jednak okazuje, są na tyle elastyczne rozwiązania, że bardzo dobrze będą się sprawdzać w małych firmach, lecz można je także uruchomić w dużo większych.

Obsługa faktur - efematic

Autor: Efematic
Źródło: http://efematic.pl/

Dobrze skonfigurowany elektroniczny obieg faktur i pozostałych dokumentów może dać wiele korzyści pracownikom każdego działu. W praktyce zasada funkcjonowania takich systemów jest taka, że każdy dokument, jaki się pojawi w firmie jest skanowany przez kogoś za to odpowiedzialnego.

Powstała istotna strona (https://ubezpieczenia-gcu.pl/) – wejdź w podany link, przeczytaj temat oraz zostaw proszę swój komentarz. Będziemy wdzięczni.

Po tego typu operacji dokument będzie już widoczny w systemie i da się na nim robić potrzebne operacje. Rzecz jasna w każdym takim systemie jest zaawansowany system uprawnień, dzięki któremu dostęp do danych dokumentów będą mieli tylko uprawnieni do tego pracownicy. Dodatkowo wszystkie czynności są logowane, łatwo więc sprawdzić, kto i kiedy coś wykonywał przy konkretnym dokumencie. Używając takich narzędzi przede wszystkim sporo zwiększa się szybkość przepływania dokumentów w firmie. Nie trzeba już czekać na to, aby ktoś na przykład wprowadził fakturę albo parę godzin spędzić na szukaniu jej między księgowością a działem handlowym.